SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

Implementación del SGD permitiendo un control eficaz y sistemático de la creación, la recepción, el mantenimiento, el uso y la disposición de los documentos, incluidos los procesos para la captura y mantener en forma de documentos, la información y evidencia de las actividades y operaciones de la organización. La aplicación de la gestión documentales mediante un Sistema de Gestión de Información que captura gestiona y facilita el acceso a los documentos lo largo del tiempo.

CUADRO DE CLASIFICACIÓN FUNCIONAL

Elaboración de un instrumento que permite asociar los documentos con su contexto de creación. Este instrumento no es solo una herramienta archivística sino más bien un instrumento de gestión institucional, ya que en ella se identifican funciones, subfunciones series documentales y las unidades que las componen., basada en la normativa y reglamentos analizados en la etapa de diagnóstico. Este instrumento es estable y permitirá gestionar de manera lógica y objetiva los documentos en cualquier soporte en que estos se encuentren.

GESTIÓN DE ARCHIVO

Proceso de gestión de los documentos en todo el ciclo de vida de estos, es decir desde que son creados hasta su disposición final. Las actividades desarrolladas en este proceso:

• Organización documental: Clasificación y ordenamiento de los documentos

• Elaboración del cuadro de clasificación funcional

• Inventario de documentos

• Política de gestión de documentos. (identificar responsabilidades en cuanto a las personas que crean los documentos, que gestionan los documentos)

• Procedimientos de gestión de documentos de archivo